アナログからデジタル管理へ移行継続のコ...

ホワイトボードからスプレッドシートへ

アクティブエナジーのリフォーム事業を担うイーライフは、2店舗で年間に800件を受注している。一気通貫のリフォーム業では、商談から引き渡しまでの間にさまざまなタスクを管理、進行しなければならない。ひとつひとつのタスクを新人営業でも見落とさないよう、5年前にデジタル管理に踏み切った。

以前は、タスクをホワイトボードに書くといった物理的な管理で、見落としや共有情報が少ないなどの課題を抱えていた。進捗を追えないことで、顧客への連絡を怠ったり、小さな依頼を忘れてしまったりして、不信感を持たれる原因をつくりやすい環境だった。

「昔はホワイトボードすらなかったので、すべて個人で抱えているブラックボックス状態でした。上司が把握していない案件でクレームになることもあるので、怖いですよね」と小椋英明さんは話す。

オープンな状態にするため、小椋さんはスプレッドシートを用いた一元管理の仕組みを構築した。

あらゆる業務状況をシート別で管理するうえで、気を付けたのは複雑化しないことだ。シンプルでなければ継続できず、継続できなければいくら仕組みをつくっても活用できないためだ。

エクセルやホワイトボードでのバラバラの管理から、スプレットシート管理に一元化。更新も確認も容易になった

営業なら、入力するシートは営業進捗と工事進捗の2つだけとした。金額や職人の手配状況、商品の発注状況などをシート上に記録すればよい。