にしやま、残業時間3分の1を実現事務作業を効率化し、営業に集中

外装リフォームで5億7000万円を売り上げるにしやま(愛知県豊田市)は、業務管理システムの活用によって業務効率化を図り、残業時間を3分の1にまで削減している。同社のあらゆるデータ管理の中枢を担うのがDATAKIT(兵庫県神戸市)が提供する統合管理システム「SAKSAK(サクサク)」だ。

にしやま 西山昌志 社長
「1件1件の処理速度を上げられる SAKSAKはありがたい存在です 」

営業進捗や売上推移をチェック

にしやまは2003年に設立。設立から7年ほどは西山昌志社長が1人で経営していたが、集客がうまくいくようになり、店舗を出し社員を雇うようになった。そこで2011年にSAKSAKを導入した。西山社長は「一人で管理できていたものを社員と共有する必要が出てきて、顧客管理ソフトがいると感じて探していたところ、周りのリフォーム事業者からSAKSAKを勧められました。導入の決め手としては身近な先輩経営者が使っていたことが大きかったです」と当時を振り返る。「クラウドストレージに入れてデータを共有するのもいいですが、同時にいじってしまうとどちらが新しいのかわからなくなったりします。積算を含めて、ちゃんとしたソフトを使わないといけないなという必要に駆られていました」と語る。

導入から9年。今では「SAKSAKのヘビーユーザーです」と西山社長。顧客管理はもちろん、月次の完工粗利の予定、契約率などさまざまなデータを同システムから引っ張ってきて管理している。「営業の動きや会社の売り上げの推移をSAKSAKで見ています」と語る。現在、社員は12人おり、新入社員の研修カリキュラムの中にもシステムの使い方を組み込んでいる。

入力作業の二度手間を解消

一昨年からはDATAKITと業務提携も結んだ。「利用している立場から、こういうものがあったらいいとかこれはいらないという要望を持っています」と西山社長。西山社長からのリクエストによって、カスタマイズした機能もある。

例えば、同システムにデータを入力すると社内でつくっているシステムにも反映されるようになっており、顧客情報や進捗管理などの入力作業の二度手間を省いている。「社員が使っているのを見ていて、何回も同じことを入力するのは働き方改革や残業時間を減らしていかなくてはいけない流れにあわないと思いました。営業が専念すべきは営業です。事務作業に時間を取られてしまうのは会社にも社員にも良くない」と西山社長は語る。

ほかにも提案書などの書類作成に時間がかかるリフォーム業。こういった作業を自動化したいと西山社長は考えた。これまではSAKSAKで見積もりを作成してPDFに直し、そのPDFをメールに添付。さらに現場写真もドロップボックスから引っ張り出して添付して送っていたが、この一連の作業を一括でできるようにカスタマイズした。1時間かかっていたような作業を20分で終わらせられるようになった。

「外装リフォームは件数を多く処理しなくてはなりません。そのため1件あたりの処理速度が上がらないと膨大な時間がかかり、ストレスになります。1つ1つを効率化するとミスもなくなります。SAKSAKの存在はありがたいです」と西山社長は語る。