オフィスコンシェルジュ、管理システムに3つの新機能

オフィスコンシェルジュ(東京都豊島区)が提供する業務統合システム「建設BALENA(バレーナ)」に新機能が3つ加わった。1つ目がメールの自動取込機能、2つ目がQRコードによる在庫管理機能、3つ目がMAP機能だ。

メールを取り込むとメールに記載された顧客情報が管理システムに自動で登録される

メール取込機能は、相見積サイトなどから届くメールのフォーマットを登録しておくことで、メールに記載されたユーザー情報を自動で管理システムに登録できるというもの。メールを取り込むとBALENAに顧客登録が済ませられ、見積もり作成や採算管理もそのままBALENA上で行うことができる。メール送信機能もあり、顧客情報にメールの履歴を紐付けて残すことも可能。小松延顕社長は「フォーマットが決まっていればいいので、自社のホームページのインフォメーションなどから届くメールも取り込むことができます。エンドユーザーが入力した情報を1件1件管理システムやエクセルに移す手間が省けます」と語る。

工具リストを作り、それぞれのQRコードを作成。QRコードを読み取ることで持ち出しと返却の履歴が残る

在庫管理機能では、例えば貸出用工具のリストを作成し、QRコードを作ってラベルシールに印刷。そのシールを工具や棚に貼っておく。持ち出す際にスマホアプリからQRコードを読み取ると持ち出された履歴が登録され、現場から戻ってきたら再度読み取ると返却した履歴が残る。「工具でなくても、材料の在庫管理でも活用できます。材料を使ったことを工事と紐づければ、現場の原価管理もできるようになります」と小松社長。

顧客リストから「MAP表示」を押すとマップにピンが立つ

MAP機能は、顧客リストで「MAP表示」を押すと、Googleマップ上にピンが立つというもの。例えば、訪問先が複数あるときに効率的なルートを考えるのに役立つ。訪問後に完了ボタンを押すと、管理者に通知することもできるので、進捗をリアルタイムで把握することにも有効。「ユーザーをリストアップし表示すれば、どの辺りにいらっしゃるのかをビジュアル的に見ることができるので、営業戦略を立てることにも使えると思います」と小松社長は語る。

月2万円で自社にあわせたカスタマイズを無制限にできることが特長のBALENA。これらの新機能は、既存ユーザーは定額カスタマイズ保守の範囲の中で、追加費用なく付けることができる。「カスタマイズすれば効率化できる業務がまだまだあって、IT化すると便利にできることがたくさんあります。少しでも、ここってIT化できないのかなと思ったことはお気軽にご相談ください」(小松社長)