オフィスコンシェルジュ、事務員なしの会...

建設やリフォーム業界専用の基幹システム「BALENA（バレーナ）」を提供するオフィスコンシェルジュ（東京都豊島区）がこのほどビジネスモデル特許を申請し、新しくBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービス「BALENA BPO」を開始した。BPOとは、企業が自社の業務プロセスを外部のサービス提供者に委託すること。同社は、BALENAを活用した同サービスにより事務員なしで運営できるリフォーム会社作りを進める。小松延顕代表取締役に、サービスの概要と今後の展開について聞いた。

リフォーム雑務を一括対応

煩雑な業務をまるごと請け負う

小松延顕社長

――さまざまな事務仕事を委託できるBPOサービスを始めたそうですね。
　
BPOにより、自社の業務プロセスをわれわれのような事業者に委託することで、コアビジネスに集中し、効率化とコスト削減を図ることができます。われわれは、基幹システムの開発自体もサービスに含めていますので、さまざまな情報を代行してシステムに入力することもできます。これによりメリットをより増大させることができるようになりました。

つまり、委託されたい業務内容だけを伝えていただければ、弊社がそれらの業務を効率的に実行できる基幹システムを定額でカスタマイズし、実装を進めていくわけです。最終的には、その会社にジャストフィットしたオーダーメードの基幹システムができあがります。

――つまり、各社の業務の進め方に合わせてシステムの改修を行いながら、事務作業は、BPOで移管できるわけですね。具体的にどんな事務作業を依頼できるのでしょう。

主要なものに受電代行があります。受電代行業者が各社の会社名で電話を取り、相手先の名前や連絡先、用件などを確認。その後、依頼主の基幹システム内にある顧客ページに、架電した会話の内容も履歴を残します。例えば、リフォーム会社にキッチンの交換希望の見積もり依頼があり、現地調査も必要な場合、その内容を基幹システムに残した上、日程調整の代行まで行います。

事務員を雇わず社業に専念できる

――日程調整まで行ってくれるのであれば、人員を減らすことができますね。そもそも、BPOを提供しようとしたきっかけは何だったのでしょうか。

BALENAの第一号のお客様は解体工事業でしたが、その社長から、BPOをまるまるやってもらえないかと話がありました。その会社では、社長自ら現調の日時を調整して出向き、帰って見積書を作り、成約すれば工事台帳と協力業者への発注書を作成。そこまでを1人でこなしていたのです。この煩雑さを解消するには、従来なら事務員を雇うしかない。ただ、募集にお金と手間がかかりますし、採用後も業務や基幹システムの入力方法を教える必要がありますよね。

建設業の方が事業を拡大する際に行き当たる壁ですが、われわれは、基幹システム開発会社ですから、その開発過程で、各社の業務フローや見積もりのポイントも把握しています。弊社がその業務を代行できれば、社長が一から事務員を教育する労力が不要になる。建設業の人手不足問題を、基幹システムを含めて丸ごと担い解決させたいという想いです。

雑務を外部に委託し、営業等への専念が可能に

――事務員を1人採用する場合に比べて、コスト面ではどう変わってきますか。

BPOの金額は1日8時間稼働で月20日、合計160時間動き月額20万円です。土日も対応可能できます。つまり事務員を1人雇うより安く使えて、基幹システムとの連携を考えると、圧倒的に手間と費用を抑えられるはずです。基幹システム自体の費用は年間契約で、基本料がPCとタブレット1台あたり年間18万円、別途カスタマイズ保守は1社あたり年間60万円。加えて、スマートフォンは年間2万4000円。CTIという、電話と基幹システムを連携する機能は月1万円になっていまして、合計年間80万円ほどです。加えて、基幹システム開発が終わるとカスタマイズ費用の60万円はかかりません。

――今後、会社の規模を問わず受注されていくのでしょうか。

もちろんです。これまで、作業によるデータのアップロードなどが膨大な場合は受けていませんでしたが、BPOを依頼いただければ、会社規模に関係なくすべて請け負えます。大きな会社でも、外側の領域をアウトソーシングすることで身軽になれますし、ボリュームコントロールがリスクヘッジにもなるので、一部の業務を任せていただければと思っています。