クレア、業務統合システム導入で仕事にゆとり

安心感と余裕がミスを減らす

軽井沢で別荘建築を年間10棟ほど手がけ、5～6億円を売り上げる株式会社クレア（東京都渋谷区）。都会の喧騒から離れ、穏やかな時の流れを愉しむ空間をつくりあげる同社は、業務統合システムを活用することで日々の仕事にゆとりを生み出している。

「BALENAのおかげで仕事のやり方そのもののスピードが上がりました」
クレア（東京都渋谷区）取締役工事長　荒川良司 氏

最新図面が一目でわかるカスタマイズ

同社が導入しているのは、オフィスコンシェルジュ（東京都豊島区）が提供する「建設BALENA（バレーナ）」だ。このシステムは建設業に特化しており、顧客情報や工程、予算の管理、見積もりや発注書の作成など、あらゆる業務を一括で管理できる。取締役工事長の荒川良司氏は、BALENAの「汎用性がありながらも、導入したら会社にあわせたカスタマイズができる」ところに最大の魅力を感じたという。

同社がBALENAを導入したのは1年半ほど前のこと。それまでは職人と図面や工程、顧客情報を共有するために、別の情報共有サービスを1年間利用していた。「カスタマイズして使うのではなく汎用性があるものだったので、自社の求めることと合致すると良いのですが、合致しないと使いづらさもありました」と荒川氏は語る。

困っていたのは、新しい図面を次々にアップロードできるものの、どれが最新のものかわからなくなってしまうことだった。「アップロードする側は手軽でいいのですが、受け取った側は何が新しいのかわからず、探す時間がかかってしまっていました。人によって見ている図面が違い、最新のものとは異なるものをつくってしまうということもありました」と荒川氏。

そこでBALENAを導入後は、新しい図面をアップロードする場所を1ヶ所にし、常に新しいものに上書きされていくようにカスタマイズした。

図面は新しいものに上書きされるようカスタマイズ

無駄な作業省き、社員の会話活発に

また、以前は顧客管理と現場管理をそれぞれ別のシステムでしていたが、それらの情報や仕入れ先の情報などを一元化できるようになった。「BALENAにアクセスすれば誰でも、どこに連絡すればいいのかわかります。探す手間や、どこの業者だっけ？電話番号は？といった無駄なコミュニケーションを省くことができます」と荒川氏は語る。

顧客や現場、仕入れ先の情報を一元で管理

こうした無駄なコミュニケーションを省くことで、社員同士が気遣いあったり、打ち解けるような会話が生まれる余裕ができた。会話により気持ちが和らぐことでミスが少なくなったという。どこに情報が眠っているかがわかる安心感もBALENAによってもたらされていると荒川氏は言う。「いつもやっていることなのにできないというエラーが起こる原因は、仕事に追われ、平常心で落ち着いて仕事ができていないときです。業務の効率化というよりは、仕事のやり方そのもののスピードを上げています。無駄な作業を省くことでゆとりが生まれています」

表参道と軽井沢に拠点を設ける同社。工程表を各現場ごとにBALENA上で管理し、更新した内容はすぐに反映される。そのため離れていても、タイムリーに情報が共有される。契約・着工・上棟・竣工と4回請求を行っているが、入金があったかも随時わかり、売り上げの管理もスムーズにできている。

穏やかな時間が流れるモデルハウス