アイ・コミュニケーション、リフォーム受注につながるメール術

実は「見た目」が大事

　誰しも当たり前のように使っているメール。しかし、「メールを上手く使えている人は意外と少ない。まずは経営者がメールの重要性を理解しなければダメ」とアイ・コミュニケーション（東京都千代田区）の平野友朗社長は話す。今回は、ユーザーの心をつかむメールづくりのポイントを3つ紹介する。

評価は減点方式

　まず意識しておかなければならないのは、メールから受ける印象は減点方式だということ。このため、表記ミスや読みやすさ、返信のスピードといった基本要素を押さえる必要がある。

　意外かもしれないが、最も重要なのは内容ではなく見た目。つまり、文字と空白をバランスよく配置することだ。具体的には、1行の文字数は20～30文字程度に抑え、文章のまとまりごとに5行以内のブロックを作成。そして、ブロックごとに1行分の空白をつくる。これだけで、メールを開いた際の印象が、すっきりしたものになる。

　「はじめに『読みづらそう』と思われてしまうと、『ダメな人だな』といったネガティブな印象を引きずったまま本文を読まれることになります。これはかなりのマイナス」（平野社長）

すぐに諦めない

　また、メールを使った営業活動でありがちなのが、返信がないからといって追客を諦めてしまうことだ。返信がないからといって、先方が興味を持っていないとは限らない。メールを確認していない、単に返信を忘れているなど、可能性は無数にあるので、相手の状況を決めつけないことが大切だ。